{"id":1293,"date":"2025-09-01T21:20:03","date_gmt":"2025-09-01T19:20:03","guid":{"rendered":"https:\/\/itinfo.shsbl.de\/?p=1293"},"modified":"2025-09-10T11:16:41","modified_gmt":"2025-09-10T09:16:41","slug":"elternpostfaecher","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/itinfo.shsbl.de\/?p=1293","title":{"rendered":"Elternpostf\u00e4cher"},"content":{"rendered":"\n

Wir haben in der Bischof Neumann Schule etwas Neues eingef\u00fchrt, das sich Elternpostf\u00e4cher nennt. Grob gesagt, hat jeder Erziehungsberechtigte einer Sch\u00fclerin oder eines Sch\u00fclers ein eigenes Postfach auf unseren eigenen Systemen. Dazu haben wird viel Zeit und \u00dcberlegung in die Infrastruktur f\u00fcr das Mailing investiert und vor allem in die Struktur, die hierzu notwendig ist. Das Mailingsystem habe ich in dem Beitrag Das neue Mail-System ist fertig<\/a> beschrieben, daher will ich mich hier auf die Funktionalit\u00e4t und die Struktur beschr\u00e4nken.<\/p>\n\n\n\n


Die Motivation<\/h2>\n\n\n\n


Schaut man sich die herk\u00f6mmlichen Wege der elektronischen Kommunikation zwischen Eltern und Schule an, dann sieht man schnell das Dilemma. Am ersten Elternabend l\u00e4sst der Elternvertreter eine Liste rumgehen, auf die jeder freiwillig seine private Mailadresse eintr\u00e4gt. Aus dieser Liste bastelt sich jeder Elternvertreter einer jeden Klasse einen Verteiler. Will nun die Schule eine Nachricht an die Eltern schicken, landet diese meist zuerst beim Schulelternbeirat, der sie an die Klassenelternbeir\u00e4te weitergibt, die sie dann mit dem erstellten Verteilern an die privaten Postf\u00e4cher der Eltern schicken. Da muss man nicht lange \u00fcberlegen um die vielen Schwachpunkte zu erkennen. Oft werden die Mailadressen bei \u00c4nderung nicht nachgehalten. Wenn das Ziel ein privates Postfach ist, d\u00fcrfen wir aus Datenschutzgr\u00fcnden nur sehr beschr\u00e4nkt kommunizieren. Und die Involvierung vieler Stellen bedeutet immer auch entsprechende Verz\u00f6gerung.
Diesem Missstand wollten wir begegnen und eine neue Art der Kommunikation mit den Eltern einf\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n


Die Idee<\/h2>\n\n\n\n


Die Idee war schnell geboren. Wir hatten bereits ein Mailsystem aufgebaut, da wir zuk\u00fcnftig dort allen Sch\u00fclerinnen und Sch\u00fclern, allen Lehrkr\u00e4ften und auch der Verwaltung f\u00fcr Ihr Postfach ein zu Hause geben wollen. Statt unsere Mails bei unterschiedlichen Providern zu lagern, sind dann alle Mails bei uns und k\u00f6nnen datenschutzkonform gehandhabt werden. Warum sollten wir diese Infrastruktur nicht auch f\u00fcr Postf\u00e4cher nutzen, die f\u00fcr die Eltern bestimmt sind. Sicherlich steigt dadurch die Kapazit\u00e4tsanforderung gewaltig, jedoch sind unsere Server leistungsstark. Hatten wir an der BNS mit ca. 1.000 Postf\u00e4chern geplant, war es nun fast die dreifache Menge. Aber mit ein wenig IT-Architektur kann man eine Menge Traffic gut verteilen. <\/p>\n\n\n

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Unser Data Center hat mit der Menge kein Problem<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

Also wollten wir einen eigenen \u201eMail-Zweig\u201c einrichten, der ausschlie\u00dflich f\u00fcr die Schule-Eltern-Kommunikation da ist. Dabei wollten wir ein paar wichtige Pfl\u00f6cke einrammen:<\/p>\n\n\n\n

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  • Jeder Elternteil sollte nur ein Postfach haben. Auch wenn drei Kinder an der Schule sind, sollte die gesamte Post in ein Postfach.<\/li>\n\n\n\n
  • Die Postf\u00e4cher m\u00fcssen von allen Endger\u00e4ten erreichbar sein. Sie m\u00fcssen in beliebige Mail-Clients integriert werden k\u00f6nnen und ebenso \u00fcber den Browser abrufbar sein.<\/li>\n\n\n\n
  • F\u00fcr Klassen, Stufen und letztlich auch f\u00fcr die Gesamtheit aller Sch\u00fclerinnen und Sch\u00fcler bzw. deren Eltern soll es Verteiler geben, an die man direkt schreiben kann.<\/li>\n\n\n\n
  • Die Elternpostf\u00e4cher bekommen eine eigene Subdomain von der Schuldomain. So haben wir f\u00fcr alle Lehrkr\u00e4fte etc. die @bns.info Domain. Die Eltern bekommen dann die @par.bns.info Domain, so dass wir f\u00fcr die Sch\u00fclerinnen und Sch\u00fcler sp\u00e4ter noch die @dis.bns.info Domain nutzen k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
  • Wir bestimmen selbst, von welchen Domains aus die Postf\u00e4cher erreichbar sind. Damit k\u00f6nnen wir unerw\u00fcnschte externe Zugriffe ausschlie\u00dfen.<\/li>\n\n\n\n
  • Und schlie\u00dflich wollen wir sicherstellen, dass keine Spams und Sch\u00e4dlinge Eingang in die Postf\u00e4cher finden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n


    Die Umsetzung<\/h2>\n\n\n\n


    In der Umsetzung ging es die ersten zwei Wochen ein wenig holprig zu. Schlie\u00dflich war die Struktur ganz neu und auch die eigentliche technische Umsetzung war schon anders als geplant. Alles in allem haben wir die ersten zwei Wochen viel Lehrgeld bezahlt. Inzwischen aber l\u00e4uft alles rund und die Systeme tun, was wir geplant hatten. Hier mal die wichtigsten Punkte in der Umsetzung:<\/p>\n\n\n\n

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    • Alle Eltern mussten zun\u00e4chst erfasst werden. Dazu haben wir Informationen aus der LUSD genommen. Leider mussten wir feststellen, dass dort die Eltern nicht systematisch erfasst sind. Mal tauchen Eltern getrennt auf, so dass der Sch\u00fcler zweimal vorkommt, mal taucht ein Familienname und daneben zwei Vornamen auf, manchmal auch im Vornamenfeld der Vorname mit Nachname, mal steht im Vornamen der Vor- und Nachname des einen Elternteils und im Nachnamen steht \u201eund \u2026\u201c mit Vor- und Nachname des andern Elternteils usw. Ein buntes Sammelsurium, welches nahezu nicht automatisiert \u00fcbernommen werden kann. Hier war viel Handarbeit n\u00f6tig.<\/li>\n\n\n\n
    • Die Eltern stehen dann in der Datei f\u00fcr die Benutzerdatenpflege, so dass Sie den jeweiligen Sch\u00fclerinnen und Sch\u00fclern zugeordnet werden k\u00f6nnen. Dies ist wichtig, damit sp\u00e4ter auch die Verteiler richtig sind. Hier wurden auch die individuellen Zugangsdaten generiert.<\/li>\n\n\n\n
    • Im n\u00e4chsten Schritt mussten diverse System angepasst werden, damit die Anforderungen aus der Idee auch umgesetzt werden konnten. Nat\u00fcrlich gelingt so etwas meist nicht im ersten Anlauf, daher haben wir uns von Grob- bis Feinjustierung durchgeschlagen. Nachdem dann klar war, was da auf uns zukommt, musste in der Architektur noch ein wenig umgebaut werden, damit die Datenstr\u00f6me auch entzerrt werden konnten.<\/li>\n\n\n\n
    • Schlie\u00dflich mussten wir daf\u00fcr sorgen, dass die Zugangsdaten an die Eltern kommen. Der sicherste und einfachste Weg schien uns die gute alte \u201eRanzenpost\u201c zu sein. Also musste ein Serienbrief mit den wichtigsten Informationen und den Zugangsdaten erstellt werden, der dann im Ausdruck von ca. 1.600 Seiten m\u00fcndete Da nat\u00fcrlich niemand die Daten sehen sollte, wurde jede Seite einmal gefaltet und mit einem Streifen Klebeband zugeklebt. Das war eine sehr kontemplative Arbeit, die mich durch das Wochenende gef\u00fchrt hat. Danach wurden die Klassenstapel f\u00fcr die Lehrkr\u00e4fte bereitgelegt und diese haben sie dann an die Sch\u00fclerinnen und Sch\u00fcler verteilt.<\/li>\n\n\n\n
    • Ganz zum Schluss musste ich schnell noch ein kleines Programm schreiben, mit dem die Eltern Ihre Initialpassworte auch \u00e4ndern konnten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n
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      Die Stapel f\u00fcr die Ranzenpost<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n


      Der Start<\/h2>\n\n\n\n


      Damit war alles erledigt, so der naive Glaube. Das war bei weitem nicht so, es kamen zwei Wochen unter ziemlichem Stress zustande. Nat\u00fcrlich zum Teil durch unsere Fehler in Struktur und Technik. Aber es gab auch viele Korrekturen durch falsch erfasste Namen, durch fehlende Zugangsdaten, die in den Untiefen der Ranzen versunken sind und auch einige Diskussionen mit Eltern, die ganz sicher waren, dass unser System den erhobenen Sicherheitsanforderungen nicht entsprechen w\u00fcrde. Inzwischen ist aber bis auf Kleinigkeiten Ruhe eingekehrt.<\/p>\n\n\n\n


      Der Nutzen<\/h2>\n\n\n\n


      Was aber haben wir nun von all dem Aufwand? Nun, unsere Kommunikation mit den Eltern ist deutlich einfacher, schneller und zuverl\u00e4ssiger geworden.
      Lehrkr\u00e4fte, die an die Eltern Ihrer Klasse schreiben wollen, k\u00f6nnen jetzt einfach eine Mail an z.B. 6c@par.bns.info schicken und sicher sein, dass die Mail nach dem Absenden direkt bei den Eltern ist. M\u00f6chte man allen Eltern eines ganzen Jahrgangs eine Information schicken, nimmt man einfach z.B. Stufe6@par.bns.info. Nat\u00fcrlich kann man auch einzelne Eltern anschreiben. Die Verteiler werden ganz automatisch generiert. Sie richten sich exakt nach den Gruppen bzw. Klassen der Sch\u00fclerinnen und Sch\u00fcler. Wechseln diese mal die Klasse oder werden im neuen Schuljahr versetzt, geschieht die auch ohne weiteres Zutun mit den dazugeh\u00f6renden Eltern.
      Da die Postf\u00e4cher bei den Eltern in den meisten F\u00e4llen in den Mail-Client integriert sind, kommt die Nachricht unmittelbar an, auf dem Handy, dem Laptop oder auch zu Hause auf dem Desktop oder auch auf allen drei Ger\u00e4ten. Dies nur wenige Augenblicke, nachdem die Mail von der Lehrkraft verschickt wurde. Keine Verz\u00f6gerung mehr, keine \u201estille Post\u201c, bei der die Nachricht erst einmal weitergereicht wird, bevor sie ankommt. Einfach und direkt und dazu noch schnell.
      Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen die Elternbeir\u00e4te ebenfalls diese Vorteile nutzen. Auch die Eltern k\u00f6nnten untereinander dar\u00fcber kommunizieren. Nur von au\u00dfen, also mit fremden Domains, die nicht zu unseren Schulen geh\u00f6ren, kann man weder die Verteiler noch die einzelnen Postf\u00e4cher erreichen. Alle Mails bewegen sich also in internen Kreisen und bleiben in unseren Systemen. Dadurch k\u00f6nnen wir ganz problemlos auch sensible personenbezogene Daten austauschen und kommen mit dem Datenschutz nicht in Konflikt.<\/p>\n\n\n\n


      Das Fazit<\/h2>\n\n\n\n


      Leider, so ganz ohne Wehrmutstropfen geht es ja nicht, laufen uns die Eltern selbst nicht gerade offene T\u00fcren ein. Aktuell, also mit Stand 10.08.2025 haben rund 85% aller Familien die Postf\u00e4cher integriert oder zumindest reingeschaut. Das reicht noch nicht aus. Unser Ziel m\u00fcssen die 100% sein und da m\u00fcssen wir bei den Eltern noch \u00dcberzeugungsarbeit leisten.
      Auf jeden Fall haben wir nun ein System geschaffen, welches uns das Leben deutlich erleichtert. Die Anfangsh\u00fcrden waren hoch, inzwischen sind sie alle \u00fcberwunden. Nun haben wir ein System, welches an Bequemlichkeit und an Sicherheit an anderen Schulen gesucht werden muss. Technisch sind wir eindeutig ein echter Pilot und Vorreiter.
      Meine Meinung: Super n\u00fctzlich, anfangs sehr aufw\u00e4ndig, am Ende aber hat sich jede reingesteckte Stunde gelohnt. Ich bin happy. \ud83d\ude42<\/p>\n\n\n\n


      Peter<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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