Wir haben in der Bischof Neumann Schule etwas Neues eingeführt, das sich Elternpostfächer nennt. Grob gesagt, hat jeder Erziehungsberechtigte einer Schülerin oder eines Schülers ein eigenes Postfach auf unseren eigenen Systemen. Dazu haben wird viel Zeit und Überlegung in die Infrastruktur für das Mailing investiert und vor allem in die Struktur, die hierzu notwendig ist. Das Mailingsystem habe ich in dem Beitrag Das neue Mail-System ist fertig beschrieben, daher will ich mich hier auf die Funktionalität und die Struktur beschränken.

Die Motivation

Schaut man sich die herkömmlichen Wege der elektronischen Kommunikation zwischen Eltern und Schule an, dann sieht man schnell das Dilemma. Am ersten Elternabend lässt der Elternvertreter eine Liste rumgehen, auf die jeder freiwillig seine private Mailadresse einträgt. Aus dieser Liste bastelt sich jeder Elternvertreter einer jeden Klasse einen Verteiler. Will nun die Schule eine Nachricht an die Eltern schicken, landet diese meist zuerst beim Schulelternbeirat, der sie an die Klassenelternbeiräte weitergibt, die sie dann mit dem erstellten Verteilern an die privaten Postfächer der Eltern schicken. Da muss man nicht lange überlegen um die vielen Schwachpunkte zu erkennen. Oft werden die Mailadressen bei Änderung nicht nachgehalten. Wenn das Ziel ein privates Postfach ist, dürfen wir aus Datenschutzgründen nur sehr beschränkt kommunizieren. Und die Involvierung vieler Stellen bedeutet immer auch entsprechende Verzögerung.
Diesem Missstand wollten wir begegnen und eine neue Art der Kommunikation mit den Eltern einführen.

Die Idee

Die Idee war schnell geboren. Wir hatten bereits ein Mailsystem aufgebaut, da wir zukünftig dort allen Schülerinnen und Schülern, allen Lehrkräften und auch der Verwaltung für Ihr Postfach ein zu Hause geben wollen. Statt unsere Mails bei unterschiedlichen Providern zu lagern, sind dann alle Mails bei uns und können datenschutzkonform gehandhabt werden. Warum sollten wir diese Infrastruktur nicht auch für Postfächer nutzen, die für die Eltern bestimmt sind. Sicherlich steigt dadurch die Kapazitätsanforderung gewaltig, jedoch sind unsere Server leistungsstark. Hatten wir an der BNS mit ca. 1.000 Postfächern geplant, war es nun fast die dreifache Menge. Aber mit ein wenig IT-Architektur kann man eine Menge Traffic gut verteilen.

Also wollten wir einen eigenen „Mail-Zweig“ einrichten, der ausschließlich für die Schule-Eltern-Kommunikation da ist. Dabei wollten wir ein paar wichtige Pflöcke einrammen:

• Jeder Elternteil sollte nur ein Postfach haben. Auch wenn drei Kinder an der Schule sind, sollte die gesamte Post in ein Postfach.
• Die Postfächer müssen von allen Endgeräten erreichbar sein. Sie müssen in beliebige Mail-Clients integriert werden können und ebenso über den Browser abrufbar sein.
• Für Klassen, Stufen und letztlich auch für die Gesamtheit aller Schülerinnen und Schüler bzw. deren Eltern soll es Verteiler geben, an die man direkt schreiben kann.
• Die Elternpostfächer bekommen eine eigene Subdomain von der Schuldomain. So haben wir für alle Lehrkräfte etc. die @bns.info Domain. Die Eltern bekommen dann die @par.bns.info Domain, so dass wir für die Schülerinnen und Schüler später noch die @dis.bns.info Domain nutzen können.
• Wir bestimmen selbst, von welchen Domains aus die Postfächer erreichbar sind. Damit können wir unerwünschte externe Zugriffe ausschließen.
• Und schließlich wollen wir sicherstellen, dass keine Spams und Schädlinge Eingang in die Postfächer finden.

Die Umsetzung

In der Umsetzung ging es die ersten zwei Wochen ein wenig holprig zu. Schließlich war die Struktur ganz neu und auch die eigentliche technische Umsetzung war schon anders als geplant. Alles in allem haben wir die ersten zwei Wochen viel Lehrgeld bezahlt. Inzwischen aber läuft alles rund und die Systeme tun, was wir geplant hatten. Hier mal die wichtigsten Punkte in der Umsetzung:

• Alle Eltern mussten zunächst erfasst werden. Dazu haben wir Informationen aus der LUSD genommen. Leider mussten wir feststellen, dass dort die Eltern nicht systematisch erfasst sind. Mal tauchen Eltern getrennt auf, so dass der Schüler zweimal vorkommt, mal taucht ein Familienname und daneben zwei Vornamen auf, manchmal auch im Vornamenfeld der Vorname mit Nachname, mal steht im Vornamen der Vor- und Nachname des einen Elternteils und im Nachnamen steht „und …“ mit Vor- und Nachname des andern Elternteils usw. Ein buntes Sammelsurium, welches nahezu nicht automatisiert übernommen werden kann. Hier war viel Handarbeit nötig.
• Die Eltern stehen dann in der Datei für die Benutzerdatenpflege, so dass Sie den jeweiligen Schülerinnen und Schülern zugeordnet werden können. Dies ist wichtig, damit später auch die Verteiler richtig sind. Hier wurden auch die individuellen Zugangsdaten generiert.
• Im nächsten Schritt mussten diverse System angepasst werden, damit die Anforderungen aus der Idee auch umgesetzt werden konnten. Natürlich gelingt so etwas meist nicht im ersten Anlauf, daher haben wir uns von Grob- bis Feinjustierung durchgeschlagen. Nachdem dann klar war, was da auf uns zukommt, musste in der Architektur noch ein wenig umgebaut werden, damit die Datenströme auch entzerrt werden konnten.
• Schließlich mussten wir dafür sorgen, dass die Zugangsdaten an die Eltern kommen. Der sicherste und einfachste Weg schien uns die gute alte „Ranzenpost“ zu sein. Also musste ein Serienbrief mit den wichtigsten Informationen und den Zugangsdaten erstellt werden, der dann im Ausdruck von ca. 1.600 Seiten mündete Da natürlich niemand die Daten sehen sollte, wurde jede Seite einmal gefaltet und mit einem Streifen Klebeband zugeklebt. Das war eine sehr kontemplative Arbeit, die mich durch das Wochenende geführt hat. Danach wurden die Klassenstapel für die Lehrkräfte bereitgelegt und diese haben sie dann an die Schülerinnen und Schüler verteilt.
• Ganz zum Schluss musste ich schnell noch ein kleines Programm schreiben, mit dem die Eltern Ihre Initialpassworte auch ändern konnten.

Der Start

Damit war alles erledigt, so der naive Glaube. Das war bei weitem nicht so, es kamen zwei Wochen unter ziemlichem Stress zustande. Natürlich zum Teil durch unsere Fehler in Struktur und Technik. Aber es gab auch viele Korrekturen durch falsch erfasste Namen, durch fehlende Zugangsdaten, die in den Untiefen der Ranzen versunken sind und auch einige Diskussionen mit Eltern, die ganz sicher waren, dass unser System den erhobenen Sicherheitsanforderungen nicht entsprechen würde. Inzwischen ist aber bis auf Kleinigkeiten Ruhe eingekehrt.

Der Nutzen

Was aber haben wir nun von all dem Aufwand? Nun, unsere Kommunikation mit den Eltern ist deutlich einfacher, schneller und zuverlässiger geworden.
Lehrkräfte, die an die Eltern Ihrer Klasse schreiben wollen, können jetzt einfach eine Mail an z.B. 6c@par.bns.info schicken und sicher sein, dass die Mail nach dem Absenden direkt bei den Eltern ist. Möchte man allen Eltern eines ganzen Jahrgangs eine Information schicken, nimmt man einfach z.B. Stufe6@par.bns.info. Natürlich kann man auch einzelne Eltern anschreiben. Die Verteiler werden ganz automatisch generiert. Sie richten sich exakt nach den Gruppen bzw. Klassen der Schülerinnen und Schüler. Wechseln diese mal die Klasse oder werden im neuen Schuljahr versetzt, geschieht die auch ohne weiteres Zutun mit den dazugehörenden Eltern.
Da die Postfächer bei den Eltern in den meisten Fällen in den Mail-Client integriert sind, kommt die Nachricht unmittelbar an, auf dem Handy, dem Laptop oder auch zu Hause auf dem Desktop oder auch auf allen drei Geräten. Dies nur wenige Augenblicke, nachdem die Mail von der Lehrkraft verschickt wurde. Keine Verzögerung mehr, keine „stille Post“, bei der die Nachricht erst einmal weitergereicht wird, bevor sie ankommt. Einfach und direkt und dazu noch schnell.
Natürlich können die Elternbeiräte ebenfalls diese Vorteile nutzen. Auch die Eltern könnten untereinander darüber kommunizieren. Nur von außen, also mit fremden Domains, die nicht zu unseren Schulen gehören, kann man weder die Verteiler noch die einzelnen Postfächer erreichen. Alle Mails bewegen sich also in internen Kreisen und bleiben in unseren Systemen. Dadurch können wir ganz problemlos auch sensible personenbezogene Daten austauschen und kommen mit dem Datenschutz nicht in Konflikt.

Das Fazit

Leider, so ganz ohne Wehrmutstropfen geht es ja nicht, laufen uns die Eltern selbst nicht gerade offene Türen ein. Aktuell, also mit Stand 10.08.2025 haben rund 85% aller Familien die Postfächer integriert oder zumindest reingeschaut. Das reicht noch nicht aus. Unser Ziel müssen die 100% sein und da müssen wir bei den Eltern noch Überzeugungsarbeit leisten.
Auf jeden Fall haben wir nun ein System geschaffen, welches uns das Leben deutlich erleichtert. Die Anfangshürden waren hoch, inzwischen sind sie alle überwunden. Nun haben wir ein System, welches an Bequemlichkeit und an Sicherheit an anderen Schulen gesucht werden muss. Technisch sind wir eindeutig ein echter Pilot und Vorreiter.
Meine Meinung: Super nützlich, anfangs sehr aufwändig, am Ende aber hat sich jede reingesteckte Stunde gelohnt. Ich bin happy. 🙂

Peter